Agung Winarto
dan pekerja event adalah kelompok penggerak yang terdampak . Diperlukan terobosan program dari pemerintah. (Foto: koleksi Agung/rar/redaksi)

ELANGNEWS.COM Event, diartikan sebagai program, acara, atau sebuah bentuk kegiatan khusus yang tidak dilakukan setiap hari, adalah suatu arena berlabuh yang sangat diperlukan oleh pekerja seni, termasuk di dalamnya adalah penyelenggara jasa hiburan dan rekreasi dalam mengapresiasikan kelebihan talenta kreatifnya yang diberikan Allah swt. Tuhan Yang Mahakuasa.

Dalam sebuah event akan ada agenda yang akan disusun oleh para pekerja seni dan pekerja event dengan harapan target komunikasi pesan dalam suatu event tersebut akan sampai kepada audiens dengan baik, sehingga akan menjadikan suatu pertunjukan yang dapat menarik banyak hadirin, penonton dan pendengar, sehingga dapat menjadi memorabilia yang tak terlupakan.

Disinilah diperlukannya event organizer atau penyelenggara jasa hiburan dan rekreasi dalam melakukan persiapan sebuah event. Sedikit kami akan memberikan penjelasan tentang tahapan dalam pelaksanaan event yang dimulai dari Pra Event, Eksekusi Pelaksanaan Event dan Pasca-event.

Pra Event
Merupakan penentu kelancaran suatu acara, jika produksi pra event bagus maka akan meringankan proses produksi saat pelaksanaan event, sehingga eksekusi pelaksanaan produksi event akan baik dan terarah.

Tahapan pra event adalah:

  • Penentuan tema, mewujudkan ide menjadi sebuah konsep yang sesuai dengan target market share.
  • Pembentukan tim kerja, penganggaran, detil susunan acara, pengisi acara, MC, talent, dan sebagainya.
  • Penentuan vendor produksi seperti vendor alat musik, multimedia, publikasi, artistik, dan lain-lain.
  • Survei lokasi, survei anggaran, akomodasi, transportasi, konsumsi.
  • Breakdown Budget

Tahapan eksekusi pelaksanaan event
Dalam tahapan ini kinerja event organizer akan terlihat dari persiapan pra event yang matang. Namun kadang kala persiapan pra event yang matang dalam pelaksanaanya akan sering mendapatkan kendala saat eksekusi pelaksanaan event tersebut. Disinilah diperlukannya koordinasi, improvisasi, pengambikan keputusan yang matang dalam mengemas sesuatu event. Jika menyangkut team work ambilah keputusan dengan cepat dan secara internal, namun jika keputusan ini menyangkut kegiatan event secara menyeluruh ada baiknya kita harus berdiskusi dengan klien agar keputusan yang dilakukan menjadi aman dan terkendali.

Baca:  Pertumbuhan Ekonomi Nasional 2020 Minus 2,07%

Tahapan eksekusi pelaksanaan event adalah sebagai berikut:

  • Kesiapan tim kerja (show director, stage manager, runner, kru musik, kru lighting, soundengineer, dan lain-lain)
  • Kesiapan pengisi acara
  • Kesiapan MC pembawa acara
  • Kesiapan alat pendukung produksi
  • Rundown
  • Target audiens

Tahapan pasca-event
Tahapan ini adalah tahapan dimana event organizer melaporkan kegiatan yang sudah dilaksanakan kepada klien atau investor dalam bentuk tertulis maupun secara visual. Sukses atau kurang suksesnya suatu event harus tetap dipertanggung jawabkan sehingga kita dapat melakukan evaluasi kegiatan yang sudah dilakukan.

Tahapan Pasca-event adalah sebagai berikut:

  • Publikasi kegiatan event baik melalui sosmed atau media electronic lainnya,
  • Membuat laporan tertulis
  • Evaluasi internal tim
  • Pembayaran- pembayaran

Dari penjelasan tersebut diatas terlihat bagaimana tahapan pekerja seni dan pekerja event melakukan pekerjaannya yang harus diaplikasikan dalam suatu program, acara atau kegiatan lainnya. Jelas sudah bahwa event kecil maupun besar diperlukan persiapan-persiapan yang matang dan terarah. Dan pasti nya dalam membuat suatu event diperlukan waktu untuk brainstorming, tatap muka, dengan target pengunjung audiens yang cukup banyak.

Agung
Foto koleksi Agung Winarto. (rar/redaksi)

Pertanyaannya saat ini adalah bagaimana caranya para pekerja seni dan pekerja event dapat melakukan pekerjaannya selama masa pandemi covid-19 dapat berjalan secara optimal?

Baca:  Relawan Dorong Presiden Jokowi Lakukan Resuffle Jilid II

Sudah dapat dipastikan bahwa para pekerja seni dan pekerja event yang notabene nya merupakan pekerja ekonomi kreatif adalah kelompok yang paling terdampak dalam masa pandemi ini, karena event tersebut tidak bisa dijalankan lagi seperti biasanya, seperti pengunjung dalam jumlah yang banyak.

Kurang lebih sebanyak 44.295 pekerja seni terkena imbas pandemi covid-19 ( RI, 2020). Hal ini Menjadi tantangan besar bagi pemerintah Indonesia untuk segera melakukan terobosan-terobosan besar yang masif dan berkelanjutan kepada para pekerja seni dan pekerja event yang merupakan pengerak ekonomi kreatif.

Peluang, kemudahan serta terobosan-terobosan pemerintah yang diharapkan oleh para pekerja seni dan pekerja event, diantaranya seperti:

  • Event Digital
  • Konser musik digital
  • Kemudahan pelayanan pemasaran penjualan hasil karya seni secara digital, platform digital
  • Perijinan dan rekomendasi kegiatan kreatif dengan menggunakan standar protokol kesehatan
  • Pendampingan, bimtek dalam pembuatan event digital
  • Pemodalan para pekerja ekonomi kreatif.

Sudah harus segera dilaksanakan, disosialisasikan dan dipermudah oleh pemerintah pusat khususnya Presiden, melalui para pembantunya di Kemenparekraf, Kemenaker dan Kemenkes, yang ditindak lanjuti oleh Pemerintah Daerah Tingkat Provinsi dan Kabupaten/Kota.

Kami yakin badai pasti berlalu namun badai itu harus di hadapi dengan kecerdasan dan solusi kreatif yang harus dilaksanakan dengan baik serta menyentuh sampai ke lapisan masyarakat paling bawah.**

 

Agung Winarto
[Song Writer Shifter, Manajer TICband, GEKRAF Prov. Banten, Member IMARINDO, Chief of Dev. Banksasuci Foundation, Owner Retro Hits Café & Sjarikat Kopi, Founder Gijain Musik & Media].

Penulis juga dapat dihubungi melalui email: gijainmusikmedia@gmail.com